У сучасних умовах глобалізації та інтеграції бізнесу відкриття Представництв іноземних компаній в Україні стало поширеним явищем. Під час воєнного стану 2022-2025 рр. цей процес надалі активно триває. Водночас, одним із ключових аспектів успішної діяльності Представництва є правильне оформлення трудових відносин з його керівником. Це не лише питання дотримання чинного законодавства, але й запорука стабільної та успішної роботи Представництва.
У цій статті розглянемо основні юридичні аспекти оформлення трудових відносин із керівником Представництва іноземного суб’єкта господарювання в Україні.
-
Юридичний статус Представництва
Перед початком оформлення трудових відносин із керівником важливо зрозуміти правовий статус Представництва.
Відповідно до п. 12 Інструкції про порядок реєстрації представництв іноземних суб’єктів господарської діяльності в Україні, затвердженої наказом Міністерства зовнішніх економічних зав’язків і торгівлі України 18.01.1996 р. № 30, «Представництво суб’єкта господарської діяльності не є юридичною особою і не здійснює самостійно господарської діяльності, у всіх випадках воно діє від імені і за дорученням іноземного суб’єкта господарської діяльності, зазначеного у свідоцтві про реєстрацію, і виконує свої функції згідно із законодавством України. Представництво іноземного суб’єкта господарської діяльності в Україні може здійснювати функції, пов’язані з виконанням представницьких послуг, тільки в інтересах іноземного суб’єкта господарської діяльності, зазначеного у Свідоцтві».
Відповідно, усі рішення щодо трудових відносин також приймаються іноземною компанією.
-
Вибір типу договору
Оформлення трудових відносин із керівником Представництва може здійснюватися на основі:
Трудового договору:
- Найбільш поширена форма оформлення відносин.
- Керівник отримує статус найманого працівника із відповідними правами та обов’язками, передбаченими Кодексом законів про працю України (КЗпП України).
Цивільно-правового договору:
- Зазвичай використовується для виконання конкретних послуг або завдань.
- Керівник не є працівником Представництва, що обмежує його трудові права, проте дозволяє гнучкіші умови співпраці.
Вибір між цими двома варіантами залежить від специфіки діяльності Представництва, побажань іноземної компанії та потреб керівника.
При цьому необхідно мати на увазі, що українське законодавство дозволяє укладати цивільно-правовий договір саме з керівником товариства з обмеженою відповідальністю. Така можливість передбачена положеннями ЗУ «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю».
Можливість укладення цивільно-правового договору з керівником Представництва іноземної компанії прямо не передбачена чинним українським законодавством. Але з другого боку, у законодавстві відсутня заборона на укладення таких угод з керівниками Представництв.
Водночас, перед укладенням цивільно-правового договору варто опрацювати усі можливі ризики, оскільки на практиці податкова служба зазвичай приділяє додаткову/особливу увагу до таких взаємовідносин між керівником та Представництвом на предмет того, чи це не є прихованими трудовими відносинами.
-
Основні етапи оформлення трудових відносин
3.1. Призначення керівника
При прийнятті на роботу керівника Представництва оформляються такі документи:
- довіреність від іноземної компанії на керівника Представництва, – підписує керівник іноземної материнської компанії;
- трудовий договір, – підписує керівник Представництва та керівник іноземної компанії або інша уповноважена ним особа на підставі окремої довіреності;
- наказ про прийняття на роботу, – підписує керівник Представництва;
- додатково може прийматись нова редакція Положення про діяльність Представництва, у якому регулюються питання щодо діяльності та повноважень керівника.
3.2. Оформлення трудового договору
Зміст договору: У договорі повинні бути чітко прописані:
-
- Посада та основні обов’язки керівника.
- Умови праці (робочий час, оплата, соціальні гарантії).
- Відповідальність керівника за результати діяльності представництва.
Підписання: Договір підписується між керівником та представником іноземної компанії, який має відповідні повноваження.
Керівнику Представництва можна встановити відповідний спрощений режим регулювання трудових відносин на підставі ст. 49-5 КЗпП України (за умови, якщо розмір заробітної плати працівника / керівника Представництва за місяць становитиме понад вісім розмірів мінімальної заробітної плати, встановленої законом).
Також оплата праці керівника Представництва може бути як фіксованою, так і на погодинній основі. Погодинна оплата передбачає нарахування заробітної плати керівнику виходячи з годинної тарифної ставки, яка встановлюється за домовленістю сторін у трудовому договорі, і фактичної кількості відпрацьованих ним годин за розрахунковий період.
Обов’язковою умовою застосування погодинної оплати праці повинен бути облік фактично відпрацьованих робочих годин та систематичний контроль за виконанням нормованих завдань. Застосування погодинної оплати праці передбачає також дотримання встановлених законодавством норм тривалості робочого часу (не більше 40 годин на тиждень).
3.3. Повідомлення податкових органів
Іноземна компанія або її представництво повинні повідомити податкові органи України про прийняття на роботу керівника. Це здійснюється шляхом подання відповідної форми повідомлення до податкової інспекції.
-
Особливості оформлення іноземців
Якщо керівником Представництва є іноземець, необхідно враховувати такі аспекти:
4.1. Оформлення службової картки: Відповідно до п. 16 Інструкції про порядок реєстрації представництв іноземних суб’єктів господарської діяльності в Україні для іноземних співробітників Представництва необхідно оформити спеціальні службові кратки, які діють на всій території України.
4.2. Отримання дозволу на працевлаштування: Іноземці можуть працювати в Україні лише за наявності відповідного дозволу, виданого Державним центром зайнятості. Такий дозвіл видається строком до трьох років із можливістю продовження.
4.3. Отримання посвідки на тимчасове проживання: Після отримання дозволу на працевлаштування керівник може оформити посвідку на тимчасове проживання в Україні.
4.4. Сплата податків: Заробітна плата іноземного керівника обкладається податками в Україні відповідно до Податкового кодексу (ПДФО, ЄСВ, військовий збір за ставками, які діють у 2025 році).
При цьому необхідно мати на увазі, що Керівники Представництв (громадяни іноземних держав) можуть не отримувати дозволи на працевлаштування в України у таких випадах:
- не планують перебувати в Україні понад 90 днів протягом 180 днів;
- мають право на безвізовий в’їзд до України.
-
Типові помилки при оформленні трудових відносин
- Відсутність письмового трудового або цивільно-правового договору.
- Порушення строків подання повідомлення до податкових органів.
- Неврахування особливостей працевлаштування іноземців.
- Неправильне визначення умов оплати праці та компенсаційних виплат.
Висновок: Оформлення трудових відносин із керівником Представництва іноземної компанії в Україні вимагає дотримання низки юридичних формальностей. Це забезпечує не лише відповідність законодавству, але й ефективність роботи представництва. Звернення до досвідчених юристів або адвокатів дозволить уникнути помилок та оптимізувати процес необхідних документів.
Якщо у вас виникли питання щодо оформлення трудових відносин у Представництві або ви потребуєте професійної консультації, звертайтеся до фахівців нашого бюро. Ми готові надати кваліфіковану допомогу в найкоротші терміни.
-
Лотиш Андрій Михайлович - адвокат, керуючий “Lotysh & Partners”